Dlhodobá úschova registratúrnych záznamov

Ponúkame možnosť uloženia vašich registratúrnych záznamov v našom registratúrnom stredisku a tak minimalizovať náklady spojené so správou týchto registratúrnych záznamov, a to všetko pri rešpektovaní požiadaviek zákona a vlastných interných procesov. Registratúrne záznamy sú uložené v archívnych krabiciach, ktoré chránia záznamy voči degradačným činiteľom.

Zabezpečujeme komplexnú starostlivosť o uložené registratúrne záznamy:

1. evidovanie
2. vyraďovacie konanie
3. prístup k vašim záznamom
4. komunikáciu so štátnym archívom
5. ďalšie súvisiace služby

Úschova elektronických dát mimo sídla firmy. Elektronické dáta a informácie v nich obsiahnuté majú pre firmy kritický význam. Bezpečne uschováme vaše údaje uložené na akomkoľvek nosiči elektronických dát alebo zabezpečíme potrebný servis pri ich pravidelnom zálohovaní.

Spracovanie registratúry

Je proces, ktorý začína analýzou skutočného stavu spracovania dokumentácie pôvodcu registratúry. V nadväzností na to prebieha triedenie registratúrnych záznamov a zakladanie do vecných skupín a ročníkov ich označenie registratúrnou značkou a lehotou uloženia (podľa registratúrneho plánu). Tieto sa uložia do registratúrneho strediska pôvodcu registratúry v archívnych obaloch, aby sa zabránilo degradačným vplyvom.

Súčasťou spracovania registratúrnych záznamov je vypracovanie zoznamu uložených záznamov v registratúrnom stredisku s presnou špecifikáciou uloženia. Zoznam je spracovaný v elektronickej forme. Správa registratúrnych záznamov v súčasnosti zahŕňa oveľa viac činností ako kedysi - už nejde len o uloženie menej používaných dokumentov do skladu a ich likvidáciu po uplynutí úložnej lehoty. Dnes správa registratúry znamená čo najefektívnejšie nakladanie so záznamami a informáciami v nich uloženými.

Legislatíva

V súčasnosti platná legislatíva pre správu registratúry, ktorá určuje pôvodcom registratúr zákonné povinnosti.

• zákon č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.
• novely - zákon č. 219/2007 Z.z., zákon č. 445/2008 Z.z., zákon č. 41/2011 Z.z., zákon č. 266/2015 Z.z., zákon č. 364/2020 Z.z.
• vyhláška MVSR č. 628/2002, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
• novely - vyhláška č. 251/2005 Z.z., vyhláška č. 242/2007 Z.z., vyhláška č. 92/2013 Z.z., vyhláška č. 76/2017 Z.z.
• vyhláška MVSR č. 410/2015 Z.z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu
• novely - vyhláška MV SR č. 49/2019 Z.z., vyhláška MV SR č. 336/2023 Z.z.
• výnos MV SR č. 525/2011 Z.z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry v znení opatrenia MV SR č. 203/2021 Z.z.

súvisiace právne predpisy, napr.

• zákon č. 211/2000 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení neskorších predpisov
• zákon č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (novela – zákon č. 92/2022 – účinnosť od 30. 03. 2022)
• zákon č. 71/1967 Zb. o správnom konaní v znení neskorších predpisov („správny poriadok“)
• zákon č. 270/1995 Z.z. o štátnom jazyku Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov

osobitné právne predpisy vydané Ministerstvom investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie SR

• zákon č. 305/2013 Z.z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov
• vyhláška ÚPVII SR č. 85/2018 Z.z., ktorou sa ustanovujú podrobnosti o spôsobe vyhotovenia a náležitosti listinného rovnopisu elektronického úradného dokumentu
• zákon č. 95/2019 Z.z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• vyhláška ÚPVII SR č. 78/2020 Z.z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy (účinnosť od 1. 5. 2020) v znení vyhlášky č. 546/2021 Z.z.
• vyhláška MIRII SR č. 70/2021 Z.z. o zaručenej konverzii – účinnosť od 1. 3. 2021 okrem §3 ods. 4 a 5 (1. 3. 2022)

osobitné právne predpisy vydané Národným bezpečnostným úradom

• zákon č. 215/2004 Z.z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• vyhláška NBÚ č. 48/2019 Z.z., ktorou sa ustanovujú podrobnosti o administratívnej bezpečnosti utajovaných skutočností

Registratúrny poriadok a plán

Vypracovanie interných noriem v oblasti správy registratúry v zmysle platných zákonov. Každá právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra, je podľa zákona č. 395/2002 o archívoch a registratúrach povinná zabezpečovať správu registratúry.

Registratúrny poriadok - určuje pôvodcovi registratúry: evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu, prístup a vyraďovanie záznamov. Určuje úlohy a opis činnosti zamestnancov pôvodcu registratúry.

Registratúrny plán - člení registratúru pôvodcu do vecných skupín a určuje registratúrnym záznamov registratúrnu značku a lehotu uloženia.

Komunikácia so štátnym archívom - pri schvaľovaní interných noriem zabezpečíme komunikáciu s príslušným štátnym archívomom.

Ak si nie ste istí či aj po novelizácií zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach potrebuje Vaša firma vypracovať registratúrny poriadok alebo registratúrny plán kontaktujte nás, radi Vám poradíme.

Školenia a poradenstvo

Ponúkame školenie zamestnancov vo Vašej spoločnosti a organizácii. Školenia sú určené najmä správcom registratúr, zamestnancom ekonomických oddelení, asistentkám, ktoré registratúrne záznamy prijímajú a všetkým tým, ktorí sú spracovateľmi registratúrnych záznamov a spisov. Cieľom týchto školení je poskytnúť správne pracovné postupy pri manipulácií s registratúrnymi záznamami a spismi od ich prijímania, triedenia, evidovania (registratúrny denník), obeh, používanie pečiatok, odosielanie, ukladanie a vyraďovanie v podmienkach Vašej spoločnosti. Informácie a vedomosti, ktoré na takomto školení získajú by im mali pomôcť zefektívniť a uľahčiť prácu na úseku správy registratúry. Pri riešení všetkých problémov a otázok spojených so správou registratúry t.j. evidovanie, usporiadanie, uloženie, vyraďovanie. Navrhneme na základe našich skúsenosti a Vašich podmienok najlepšie riešenia.

Súčasťou spracovania registratúrnych záznamov je vypracovanie zoznamu uložených záznamov v registratúrnom stredisku s presnou špecifikáciou uloženia. Zoznam je spracovaný v elektronickej forme. Správa registratúrnych záznamov v súčasnosti zahŕňa oveľa viac činností ako kedysi - už nejde len o uloženie menej používaných dokumentov do skladu a ich likvidáciu po uplynutí úložnej lehoty. Dnes správa registratúry znamená čo najefektívnejšie nakladanie so záznamami a informáciami v nich uloženými.

Odborný seminár v oblasti registratúry

Je určený: pre zamestnancov štátnych a neštátnych právnych subjektov, ktorí majú zabezpečovať správu registratúry, pravidelne pripravovať záznamy k vyraďovaciemu konaniu, ktorí potrebujú získať odbornosť pri správe registratúrnych záznamov organizácií.

Bližšie informácie (pdf)

IN HOUSE Semináre

Radi zabezpečíme seminár priamo vo Vašej spoločnosti pre Vašich zamestnancov. Prispôsobíme sa Vašim požiadavkám a potrebám. Minimálny počet sú tri osoby.

Záväzná prihláška na seminár

Zriadenie registratúrneho strediska

• Analýza priestorových možností registratúrneho strediska

• Vypracovanie návrhu na priestorové usporiadanie registratúrneho strediska podľa platných noriem

• Usporiadanie regálov poľa vypracovaného návrhu

• Možnosť dodania regálov

• Montáž regálov

Referencie

2022

• Základná škola s materskou školou, Radvanská 1, Banská Bystrica

• Cirkevná základná škola s materskou školou, Žiar nad Hronom

• Základná škola s materskou školou, Podkonice

• Obecný úrad Podkonice

• Základná škola s materskou školou Štefana Moysesa, A. Kmeťa 4, Žiar nad Hronom

• Diecézny školský úrad, Rímskokatolícka cirkev - Biskupstvo, Banská Bystrica

2021

• Stredná odborná škola potravinárska, Cabajská 6, Nitra

• Materská škola, Hrable 1, Michalová

• Falke Slovakia s.r.o., Mierová 1, Svit

2020

• Základná škola s materskou školou, Námestie Hrdinov SNP, Medzibrod

• Rímskokatolícka farnosť Medzibrod, Hlavná, Medzibrod

Úplné referencie